Skolens oplysningspligt ved indsamling af personoplysninger

Forberedelsesskolen er etableret på følgende adresse:
Hobrovej 26a
8900 Randers C

Når skolen indhenter personoplysninger i forbindelse med skolens drift for at kunne give eleverne det bedst mulige tilbud, betragtes vi i lovgivningens forstand som dataansvarlige.

1. Hvordan kontakter du os?
   Vi kan kontaktes på 8642 0740 og på mail info@forb.dk
   Skolens CVR. nr. er 25001117
2. Formålene med og retsgrundlaget for behandling af dine og dit barns personoplysninger
   Vi behandler dine oplysninger for at kunne opfylde vores forpligtigelser som skole, der følger af lov om friskoler og private grundskoler mv. og dertil hørende regler. Eksempelvis indhenter vi elev- og forældreoplysninger i forbindelse med en elevs optagelse på skolen for at kunne søge statstilskud. Vi indhenter også personoplysninger om bestyrelsesmedlemmer, fordi lovgivningen kræver det, og vi anvender oplysninger om eksterne samarbejdspartnere i henhold til den kontrakt, som vi har med disse.
3. Kategori af personoplysninger
   Vi behandler overordnet alene almindelige oplysninger som fx navn, adresse mv., men i enkelte tilfælde behandler vi en særlig kategori af personoplysninger (følsomme oplysninger) som fx helbredsoplysninger om barnet. Dette sker efter indhentning af konkret samtykke hertil.
4. Modtagere eller kategori af modtagere
   Som udgangspunkt er det alene skolen, der anvender personoplysninger, som vi har om en elev eller forældre. Skolen har retningslinjer for, hvilke konkrete personoplysninger, der anvendes, og hvornår en medarbejder har adgang til personoplysninger om elever og forældre. Skolens leder har adgang til alle oplysninger, skolens administration har adgang til de oplysninger, der er nødvendig for skolens drift, for eksempel opkrævning af skolepenge, og lærerne der underviser eleven har adgang til oplysninger om det barn, som de underviser, dog således, at det primært er klasselæreren, der har adgang, og som videregiver nødvendige oplysninger til det øvrige klasseteam.

Vi videregiver også oplysninger til Undervisningsministeriet og andre offentlige myndigheder, når vi efter reglerne er forpligtet.

Skolen bruger eksterne leverandører i forhold til fx elektronisk behandling af data (se link til vores databehandlere). Disse eksterne parter behandler alene vores personoplysninger i henhold til den instruks, som fremgår af en databehandleraftale, som skolen har indgået med leverandøren.

5. Opbevaring af personoplysninger
   Skolen opbevarer personoplysninger i henhold til retningslinjer på en sikker måde. Papirer med personoplysninger opbevares i aflåst skab, når de ikke er i brug. Digitale oplysninger opbevares i sikre systemer, der beskyttes med personlige log-on. Vi opbevarer alene personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde vores forpligtigelser som skole. Som udgangspunkt sletter vi oplysninger om elever og forældre indenfor en rimelig frist, når eleven forlader skolen.
6. Retten til at trække samtykke tilbage
   Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte skolen på de kontaktoplysninger der fremgår øverst.
   Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
7. Dine rettigheder
   Efter databeskyttelsesreglerne har en registreret person en række rettigheder i forhold til skolens behandling af personoplysninger. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

• Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
  Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig og en række andre oplysninger. Skolen har ret til at tage et gebyr for dette arbejde. Gebyret skal være rimeligt under hensyn til de administrative omkostninger ved at give de pågældende oplysninger. Normalt vil skolen ikke kræve gebyr for almindelige henvendelser af et rimeligt omfang.
• Ret til berigtigelse
  Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig rettet.
• Ret til sletning
  I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
• Ret til begrænsning af behandling
  Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine oplysninger. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen – må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
• Ret til indsigelse
  Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
• Ret til at transmittere
  Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra en dataansvarlig til en anden uden hindring. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

8. Klage til Datatilsynet
   Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, som vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk